اولین قدم برای در دست گرفتن كنترل زندگی ایمیلی، این است كه گذشته ایمیلی خود را پاك كنید. این كه مدام برای دیدن ایمیل جدید، جعبه دریافت خود را چك ‌كنیم چندان كار درستي نيست، ولی بسیاری از ما وسواس‌گونه در جعبه دریافت خود می‌گردیم تا مطمئن شویم ایمیل مهمی را در بین بیش از 100 ايميل خوانده نشده، رها نكرده باشیم.تنها راه خروج این است كه به ایمیل‌های خوانده نشده خود بروید و یك‌سری اعمال را برای پیغام‌ها انجام دهید، حتی اگر حذف آن پیغام مناسب نباشد! انجام این كارها ممكن است كمی طول بكشد، ولی به هر حال در صرف زمان شما صرفه‌جویی می‌كند. همچنین با مرتب‌كردن ایمیل‌ها خواهید فهمید كه چه كسی از شما انتظار پاسخ دارد، چه‌زمانی باید دوباره به آنها نگاهی بیندازید و چه‌چیزی قرار است بزودی به جعبه دریافت‌های شما اضافه شود.در بیشتر موارد ممكن است تعداد زیادی از ایمیل‌ها را انتخاب كنيد تا كاري خاص با آنها انجام دهید. بااين روش مي‌توانيد تعداد زیادی از پیغام‌های ایمیل را به همكاران خود برای اطلاع‌رسانی آنها ارسال كنید. به‌این ترتیب آنها می‌توانند درباره پروژه‌هایی كه آنها منتظر پاسخ از سوی شما هستند، پيامي به عنوان يادآوري برایتان ارسال كنند.خوشبختانه بسیاری از كاربران اینترنت به انجام كارهای سخت نیازی ندارند و می‌توانند طی زماني كوتاه جعبه دریافت پیام‌های خود را سر و سامان دهند.

با منظم‌كردن مجموعه ایمیل‌های قدیمی پیغام‌های جدید به ‌موثرترین شیوه ممكن ساماندهی مي‌شود. در غیر این صورت بررسی‌های دوره‌ای پاسخگویی به پیغام‌های جدید را برايتان آسان‌تر مي‌كند.می‌توانید جعبه دریافت‌هایتان را برپایه پوشه و براساس اشخاص ارسال‌كننده و موضوع ارسال پیغام ساماندهی كنید. پس از تنظیم پوشه‌های مناسب، باید نامه‌های دریافتی را به‌طور خودكار درون آن پوشه‌ها بفرستید. بنابراین با یك نگاه گذرا متوجه مي‌شويد كدامیك از پیغام‌ها به پاسخ نیاز دارد (براي مثال قرار دادن خودكار ایمیل‌ها در پوشه‌ها در جی‌میل توسط فیلترها در تنظیمات انجام می‌شود).متاسفانه باوجود تعداد زیاد نرم‌افزار و سرویس‌های ایمیلی كه امروزه در دسترس است، پوشش تنظیمات آنها كاري غیرممكن است، بنابراین اگر در تنظیم ایمیل خود برای فیلتر خودكار پیغام‌ها دچار مشكل شدید، بهتر است از بخش كمك‌رسانی همان نرم‌افزار كمك بگیرید.همچنین باید درصورت توان چند قابلیت خودكار را غیرفعال كنید. گام اول این است كه مطمئن شوید اعلام آگاه‌سازی (Notification) برنامه ایمیلی كه انتخاب كرده‌اید خاموش است. حالت ایده‌آل این است كه سیستم آگاه‌سازی تلفن همراه و دیگر دستگاه‌های خود را نیز غیرفعال كنید. ممكن است پيغام‌دهي تلفن همراه یا تبلت شما هنگام دریافت پیغام جدید سودمند به‌نظر برسد، ولی ازطرفی این كار می‌تواند بسیار منحرف‌كننده نیز باشد؛ شما به یادآورهایي معمول برای ایمیل نیازی ندارید تا مرتبا برای بررسی پیام‌های جدید به ایمیل خود مراجعه نكنید.به‌همین صورت باید گزینه بررسی پیام‌های جدید را در نرم‌افزار ایمیل خود، به دوره‌های طولانی‌تر تنظیم كنید. حالت ایده‌آل این است كه این نرم‌افزار، كمتر از شما دریافت پیام‌های جدید را چك كند؛ ولی كم‌كردن این مدت زمان به یك‌بار در ساعت یا حتی كمتر، می‌تواند بهره‌وری شما را بالا برد. برخی سرویس‌گیرنده‌های ایمیل (مانند جی‌میل) تا زمانی كه پنجره آن باز باشد به‌طور خودكار دریافت پیام‌های جدید را بررسی می‌كند. شما می‌توانید این مساله را به‌وسیله غیرفعال‌كردن سیستم آگاه‌سازی جی‌میل در زیر تنظیمات عمومی یا به‌وسیله بستن پنجره جی‌میل زمانی كه به آن احتیاجی ندارید، برطرف كنید.

حالا شما یك جعبه دریافت خالی و خودسازمانده دارید. اكنون می‌توانید یك یا دوبار طي ساعت كاری به ایمیل خود سر بزنید و به 95 درصد ایمیل‌های مهم خود پاسخ دهید. با وجود این در بعضی موارد این مقدار پرهیز از هدردادن وقت برای خواندن و پاسخگویی به پیام‌ها كافی نیست؛ اگر شما روزانه صدها پیام مهم كاری دریافت می‌كنید، باید اقدامات سخت‌تری نیز انجام دهید.اگر شما حجم زیادی ایمیل دريافت می‌كنید كه بايد بسرعت به آنها پاسخ دهيد و اين كار نيز به‌وسیله سیستم ارسال و دریافت پیام «همیشه آنلاین» میسر است، باید به‌طور واضح با این انتظارات روبه‌رو شوید. یك سیستم پاسخگوی خودكار (‌auto-responder) تنظیم كنید تا همكاران شما زمانبندی جدید و پیشرفته ایمیل‌تان را بشناسند. «پاسخگوی تعطیلات جی‌میل» (Gmail Vacation Responder) كه در منوی تنظیمات عمومی اين سرويس قرار دارد، ابزار بسیار مناسب برای رسیدن به این هدف است. كافی است سیستم پاسخگو را با یك پیغام خودكار برای یك یا 2 هفته تنظیم كنید. در اين زمينه گوگل حتی به شما اجازه می‌دهد گیرندگان این پیغام خاص را (به‌عنوان مثال تنها افرادی كه در فهرست ارتباطات شما قرار دارند یا همكاران و دوستانتان و دركل هركسی كه نیاز دارد درباره حد و مرز ایمیل شما بداند) تنظیم كنید.اطمینان داشته باشيد كه برای مواقع بین 2 دوره چك‌كردن ایمیل و پیغام‌های اضطراری، یك یا چند كانال ارتباطی اضطراری (یك خط تلفن یا یك سرویس پیام‌رسانی)، همواره باز باشد.هنگامی كه حدود و مرزهای خود را مشخص كردید، به‌ یاد داشته باشید كه به حريم دیگران نیز احترام بگذارید. اگر شما در نیمه‌شب یا آخر هفته درباره مسائل كاری به همكاران خود ایمیل ندهید، آنها نیز به زمانبندی ایمیلی كه شما برای خود تنظیم كرده‌اید احترام خواهند گذاشت. با كارآمدتر‌كردن جعبه دریافت می‌توانید یك یا 2 ساعت در روز صرفه‌جویی كنيد و از آن زمان برای انجام كارهای ضروری‌تر استفاده كنید.