هنگامي كه در قابليت‌ها و سرويس‌هايي كه هريك از اين دو برنامه كاربردي ارائه كرده است دقيق شويم، مي‌توانيم بهتر تصميم بگيريم كه كدام منبع را بايد انتخاب كنيم. يك اجراي سريع و مختصر و مقايسه آنها، ايده‌اي كلي درباره كارايي قابليت‌هاي اوليه اين دو برنامه كاربردي خواهد داد.هردوي اين برنامه‌ها به شما اين امكان را مي‌دهد تا فايل‌هاي موجود در رايانه‌تان را براي ذخيره، ويرايش و به ‌اشتراك‌گذاري آنها، آپلود كنيد. همچنين مي‌توانيد در هريك از آنها اسناد، صفحات گسترده و فايل‌هاي ارائه جديد ايجاد كنيد. نرم‌افزارهاي كاربردي آفيس‌آنلاين مايكروسافت گزينه‌هاي آپلود‌كردن، به‌ اشتراك‌گذاري و ايجاد دفترچه‌هاي يادداشت OneNote را ارائه مي‌كند؛ گوگل همين امكانات را درباره دفترچه يادداشت گوگل (Google Notebook) در اختيار قرار مي‌دهد.اگر شما طرفدار مايكروسافت يا گوگل هستيد، اين شباهت‌ها ممكن است انتخاب شما را ساده‌تر كند. مي‌توانيد نامي را انتخاب كنيد كه با آن راحت‌تر هستيد و نيازهاي شما را برطرف مي‌كند. ولي اگر تنها نام براي شما مهم نيست، پس بايد كمي عميق‌تر به مشخصات، ابزار و محدوديت‌هاي هريك از اين مجموعه‌ها نگاه كنيد تا تصميم هوشمندانه‌تري بگيريد.

پيدا‌كردن چيزي كه نياز داريد در صفحه اصلي هريك از اين دو برنامه اصلا كار سختي نيست. گوگل داكز دكمه‌هاي ايجاد فايل جديد و آپلود را در سمت چپ خود دارد در حالي كه گزينه‌هاي جديد و افزودن فايل در نوار ابزار برنامه‌هاي آفيس وب قرار دارد. هيچ‌يك از آن صفحات، كاربر را سردرگم نمي‌كند. درواقع واسط گوگل داكز كاملا خلاصه است. البته ممكن است صفحه اصلي برنامه آفيس وب مايكروسافت را جذاب‌تر از صفحه ساده گوگل ببينيد.اگر بخواهيم درباره واسط كاربري موجود در هريك از اين دو مجموعه صحبت كنيم تفاوت‌هاي زيادي مي‌بينيم. آفيس وب از قابليت‌هاي واسط ريبون استفاده مي‌كند كه در آفيس 2007 معرفي و در آفيس 2010 نيز قرار داده شد؛ البته يك نسخه بسيار خلاصه از ريبون‌هاي كامل كه در برنامه‌هاي روميزي قرار دارد در نسخه وب يافت مي‌شود.گوگل داكز از واسط سنتي نوار ابزار، با منوهاي پايين افتادني و دكمه‌هاي دستي نوار ابزار استفاده مي‌كند كه بسياري از كاربران آفيس مايكروسافت مدت‌هاست آنها را نديده‌اند! شما ابزار مشابهي مانند فرمت‌بندي متن و قابليت افزودن جداول، ابرلينك‌ها و تصاوير را در هر دو پيدا مي‌كنيد.

شما مي‌توانيد فايل‌هاي آفيس مايكروسافت و ديگر انواع فايل مانند تصاوير و فايل‌هاي PDF را در گوگل داكز آپلود كنيد. اين فايل‌ها به‌طور خودكار به فرمت مخصوص گوگل داكز تبديل مي‌شود و شما مي‌توانيد آنها را ويرايش كرده، ذخيره كنيد و به‌ اشتراك بگذاريد. بعلاوه اگر شما از گوگل كروم به‌عنوان مرورگر وب استفاده مي‌كنيد مي‌توانيد تمام فولدرها را در حساب خود آپلود كنيد. تنها كافي است يك افزونه مخصوص براي خارج‌كردن (Export) فايل‌ها از گوگل داكز به آفيس مايكروسافت نصب كنيد. اگر از برنامه آفيس مايكروسافت در رايانه خود استفاده مي‌كنيد مي‌توانيد فايل‌ها را مستقيما از طريق آفيس 2010 و 2013 در اسكاي‌درايو ذخيره كنيد.حتي اگر به نسخه روميزي آفيس دسترسي نداريد، آپلود‌كردن فايل‌ها در برنامه‌هاي كاربردي آفيس وب كاري بسيار ساده است. مي‌توانيد از آپلود كننده خود سايت استفاده كرده يا فايل‌ها را به‌صورت drag and drop (كشيدن و قرار دادن) از رايانه خود به حسابتان منتقل كنيد. بعلاوه مي‌توانيد فايل‌ها را از حساب وب خود مستقيما در برنامه مربوط به آفيس در سيستم روميزي خود باز كنيد. البته از اين قابليت كه تمام فولدرها را در سايت آپلود كنيد، محروم خواهيد بود.

به‌ اشتراك‌گذاري فايل‌ها با ديگران در هردو برنامه كاربردي بسيار ساده است. در گوگل داكز، با كليك‌كردن روي دكمه به‌ اشتراك‌گذاري (Sharing) دربالاي فايلي كه ويرايش مي‌كنيد يا مي‌بينيد، گزينه‌هايي مانند تنظيمات به‌ اشتراك‌گذاري يا ويرايش‌كنندگان/ بينندگان ايميل، نمايش داده مي‌شود. براي به‌ اشتراك‌گذاري فايل در آفيس وب تنها كافي است به منوي File برويد و روي به‌ اشتراك‌گذاري كليك كنيد تا گزينه‌هاي شما نمايان شود.در گوگل داكز تا 50 نفر مي‌توانند يك فايل را در آن واحد ويرايش كنند و همچنين مي‌توانيد فايل‌ها را با 200 نفر به‌ اشتراك بگذاريد. در سمت مايكروسافت، تنها در برنامه كاربردي اكسل وب، كاربران چندگانه مي‌توانند به‌طور همزمان كار كنند.گوگل داكز يك گيگابايت فضاي ذخيره‌سازي براي فايل‌هاي شما ارائه مي‌كند در حالي كه اسكاي‌درايو (جايي كه آفيس‌آنلاين مايكروسافت قرار دارد) يك فضاي 25 گيگابايتي را به كاربران خود مي‌دهد.

اگر هنوز در انتخاب اين كه گوگل داكز بهتر است يا آفيس وب شک داريد ، بايد بگوييم كه هيچ جواب صحيح يا غلطي وجود ندارد. هردو قابليت‌هاي مفيدي ارائه مي‌كنند و براي استفاده ساده هستند. هردو از بيشتر انواع فايل معمول پشتيباني كرده و كاملا به‌صورت رايگان هستند.گوگل داكز دسترسي به قالب‌هاي گوناگون، گزينه‌هاي ويرايش همزمان و نوار ابزار سنتي را ارائه مي‌كند، در حالي كه آفيس وب مايكروسافت فضاي بسيار بيشتر، ارتباط ساده با برنامه‌هاي روميزي آفيس و واسط مدرن ريبون را در خود دارد. كليد انتخاب بهترين مجموعه برنامه اين است كه بدانيد چه‌چيزي مي‌خواهيد و به چه چيزي احتياج داريد، سپس برنامه‌اي را انتخاب كنيد كه بهتر آنها را برطرف مي‌كند.