به طور ميانگين براي تهيه يك تن كاغذ بايد 17 درخت بزرگ قطع شود. امروزه با پيشرفت صنعت رايانه و الكترونيك، ابزارهاي بيشتري در دست داريم و مي‌توان از آنها به طور گسترده به جاي كاغذ استفاده كنيم.

يكي از مصرف‌هاي زياد كاغذ در نامه‌نگاري‌هاست؛ نامه‌هايي كه يك يا چند بار خوانده و بايگاني مي‌شود و بعد از مدتي از بين مي‌رود. اتوماسيون اداري با سيستمي‌كردن تمام فرآيند نامه‌نگاري مي‌تواند در اين مورد راهگشا باشد و به آن سرعت و امنيت بيشتري ببخشد.اتوماسيون اداري، نرم‌افزاري است كه به كمك آن تمام نيازهاي اداري سازمان‌ها به طور سيستماتيك انجام مي‌شود، اين نيازها شامل نامه‌نگاري (درون‌سازماني و برون‌سازماني)، بايگاني، آرشيو و پياده‌سازي الگو‌هاي كاري است. روند استفاده از نرم‌افزارهاي اتوماسيون اداري در كشورمان طي سال‌هاي اخير رشد چشمگيري داشته به گونه‌اي كه چند شركت عزمشان را جزم كرده‌اند تا با بهبود سيستم‌هاي خود بتوانند سهم بيشتري از اين‌بازار را در دست بگيرند. از مزاياي عمده سيستم‌هاي اتوماسيون اداري مي‌توان به اين موارد اشاره كرد:

ـ امكان دوركاري با استفاده از نسخه‌هاي تحت وب اتوماسيون

ـ حذف عمليات بايگاني كه كاري بسيار وقتگير است

ـ امكان صدور گزارش‌ها و نمودارهاي آماري و كاربردي براي بررسي وضع مكاتبات

ـ امكان كنترل و پيگيري نامه‌هاي ارجاع داده شده به هر فرد توسط خودش و نيازنداشتن به گردش دستي نامه در سازمان و كاهش كار افراد ثبت‌كننده نامه‌ها

ـ امكان ارائه اطلاعات به ارباب رجوع نسبت به محتواي هر نامه در هر بخش

ـ استفاده از سرويس‌هاي رايانه‌اي براي يادآوري زمان نگارش يا پيگيري نامه‌ها و جلوگيري از تاخير

ـ بالا بردن سرعت گردش مكاتبات

ـ بالا بردن امنيت و حفظ طبقه‌بندي نامه‌ها

ـ نگهداري اطلاعات به صورت الكترونيك

ـ به وجود آمدن روش‌هاي مناسب اداري ـ سازماني از طريق دوباره‌نگري به روش‌هاي كاري

ـ تسهيل در ثبت و گردش مكاتبات در صورت بالابودن حجم مكاتبات

در هر سازمان و شركتي جريان‌هاي كاري زيادي وجود دارد. امروزه اين امكان وجود دارد تا همه اين جريان‌ها ـ كه بيشتر با تكميل فرم‌ها و امضاها سر‌و‌كار دارد ـ را سيستماتيك كرد. نرم‌افزارهاي داخلي و خارجي فراواني (مانند شيرپوينت مايكروسافت) وجود دارد كه مي‌تواند اين جريان‌هاي كاري را سريع، دقيق، امن و از همه مهم‌تر بدون مصرف كاغذ انجام دهد. استفاده از اين نرم‌افزارها نياز مراجعه به سازمان مربوط را كمتر مي‌كند و كارمندان هم راحت‌تر موارد را بررسي مي‌كنند و بايگاني و بازيابي آنها نيز آسان‌تر مي‌شود.در جريان‌هاي كاري دو اصل اساسي وجود دارد؛ يكي طراحي و انتساب كارها به افراد مورد نظر است و ديگري مديريت زمان. مورد اول يك بار هنگام طراحي جريان انجام مي‌گيرد و صحت اجراي آن مشخص مي‌شود؛ ولي مديريت زمان هميشه جاري است. گزارش‌هاي مديريتي زمان اجراي كارها اين امكان را مي‌دهد نقاطي از سازمان را كه زمان انجام كار طولاني است، شناسايي كنند و نسبت به بهبود آن تصميم بگيرند.شايد چيزي كه بيشتر از همه، مراجعه‌كننده به يك اداره را آزار دهد اتلاف وقت است. با پياده‌سازي نرم‌افزارهاي جريان كاري و نظارت دقيق و آسان برآن مي‌توان مدت زمان پاسخگويي به كارها را بهينه كرد.

براي مثال فرض كنيد مي‌خواهيد از بانك تقاضاي وام كنيد. اگر اين بانك از سيستم‌هاي جريان كاري سيستماتيك استفاده كند، مي‌توانيد با مراجعه به سايت بانك درخواست خود را ارائه كنيد و كد پيگيري بگيريد. در مرحله بعد كارمند بانك درخواست شما را بررسي كرده و اقدامات لازم را انجام مي‌دهد و شما مي‌توانيد با مراجعه دوباره به سايت و وارد كردن كد پيگيري، نتيجه را ببينيد (يا از بانك ايميل و پيامك دريافت كنيد). جريان‌هاي كاري بسياري از اين دست در هر سازماني وجود دارد كه با سيستماتيك كردن آنها علاوه بر سرعت بخشيدن به انجام آنها مي‌توان كارها را بسرعت پيگيري كرد و با استفاده از گزارش‌هايي كه مي‌توان از اين نرم‌افزارها گرفت به تصميم گيري‌هاي مديريتي كمك كرد، مثلا در مثال قبلي مربوط به وام بانكي، مدير شعبه مي‌تواند گزارش‌هاي متنوعي از نحوه عملكرد كارمندان خود و سرعت انجام كارها بگيرد و اگر مرحله‌اي از كار طولاني شد، خبردار شود.

ابداع كتابخوان الكترونيك، علاوه بر اين كه مصرف كاغذ در كشورهايي كه اين فناوري‌ها در آن رواج دارد، كاهش داده موجب افزايش سرانه مطالعه در آنها نيز شده است. با ايجاد محتواي مناسب و عرضه گسترده كتاب‌ها به صورت الكترونيك، مي‌توان اميد داشت استفاده از كتابخوان‌ها بيشتر شده و همراه با كتاب‌هاي كاغذي،علم و فرهنگ نيز ترويج يابد.هميشه بعضي نكات كوچك ولي مهم وجود دارد كه تاثير زيادي بر زندگي ما مي‌گذارد و توجه به آنها در طولاني مدت مفيد خواهد بود. چه خوب است قبل از چاپ هر نوشته‌اي فكر كنيم آيا نياز به چاپ آن هست؟ آيا راه ديگري وجود ندارد؟