شيرپوينت مي‌تواند به‌گونه‌اي تنظيم شود كه هنگام تغيير يك بخش خاص در يك كتابخانه يا كل آن، براي شما ايميل يا پيغام‌هاي متني ارسال كند. اين قابليت به‌اين دليل سودمند است كه ديگر نياز به بررسي دستي براي دستيابي به تغييرات نيست. مي‌توانيد اين هشدارها را به‌وسيله دكمه «به‌من هشدار بده» (Alert Me) كه در بالاي هر محتواي شيرپوينت قرار دارد، تنظيم كنيد. با كليك‌كردن روي اين دكمه، پنجره هشدار جديد باز مي‌شود كه مي‌توانيد عنوان هشدار، روش ارسال (ايميل يا پيغام متني)، زمينه هشدار، حوزه هشدار و مدت‌زمان ارسال هشدار بعد از تغيير را در آن وارد كنيد.

در برخي موارد ممكن است اطلاعات بيشتري نسبت به آن چيزي كه به‌طور پيش‌فرض به شما درباره بخش‌هاي يك كتابخانه ارائه مي‌شود، نياز داشته باشيد. ممكن است بخواهيد يك فهرست پايين‌افتادني را اضافه كنيد كه گزينه‌هايي درباره وضع يك بخش را درخود داشته باشد كه بسادگي مي‌توانيد اين كار را انجام دهيد. براي مثال در يك كتابخانه اسناد، از گروه «ابزار كتابخانه» تب «كتابخانه» را انتخاب كرده و سپس روي «ايجاد ستون» كليك كنيد. در مرحله بعد مي‌توانيد مشخصات نمايش آن ستون از جمله نام، شيوه نمايش، توصيف و... را تنظيم و به نمايه پيش‌فرض سايت اضافه كنيد تا همه كاربران آن را مشاهده كنند.هنگامي كه سندي را در اين كتابخانه كه ستون جديد به آن اضافه شده آپلود مي‌كنيد، پنجره‌اي باز مي‌شود كه از شما مي‌خواهد از گزينه‌هايي كه هنگام ايجاد ستون تعريف كرده‌ايد، يكي را انتخاب كنيد. اين گزينه انتخاب شده به‌عنوان گزينه پيش‌فرض در پايگاه داده شيرپوينت ثبت مي‌شود.

اگر در حال آپلود گروه بزرگي از فايل‌ها در شيرپوينت هستيد، قراردادن همه آنها در پنجره به‌وسيله «كشيدن و رهاكردن» بسيار سخت خواهد بود. خوشبختانه راهي وجود دارد كه كتابخانه‌هاي اسناد سايت شيرپوينت شما را مانند ديگر ديسك‌هاي فايل‌سيستم‌تان نشان مي‌دهد. يك سند را به‌وسيله مرورگر وب خود باز كرده و از گروه «ابزار كتابخانه»، تب «كتابخانه» را انتخاب كنيد. سپس از قسمت Connect & Export، روي «به‌وسيله پويشگر باز كن» (Open with Explorer) كليك كنيد. در اين حالت پويشگر استاندارد ويندوز باز مي‌شود كه از طريق آن مي‌توانيد محتواي خود را اضافه كنيد.به ياد داشته باشيد براي كار‌كردن آن، بايد در شبكه شركت باشيد، دسترسي مستقيم براي شما فعال باشد يا به شبكه مجازي محل كارتان متصل باشيد يا به يك نسخه خارجي از سايت شيرپوينت خود دسترسي داشته باشيد. در غير اين صورت اگر بخواهيد به http:‌/‌‌/‌sharepoint (يك آدرس داخلي كه ممكن است محل كار شما داشته باشد) دسترسي پيدا كنيد، اين پويشگر عمل نخواهد كرد. همچنين برخي از مديران شبكه سازمان‌ها، به دلايل امنيتي و براي حفاظت از اطلاعات اين قابليت را خاموش مي‌كنند. بنابراين قبل از تكيه بر آن، از قابليت اجراي آن در سازمان خود مطمئن شويد.

تصور كنيد يك يا دو صفحه گسترده با فهرستي از موارد داريد؛ ممكن است حاوي اطلاعات تماس، فهرستي از تاريخ‌ها يا شرح مختصري از پروژه‌هاي گوناگون و شرايط كنوني آنها باشد. مهم نيست چه اطلاعاتي در خود داشته باشند، ولي اگر از مايكروسافت اكسل استفاده مي‌كنيد، يك راه بسيار ساده وجود دارد كه مي‌توانيد اطلاعات را از آن وارد يك فهرست شيرپوينت كنيد. با اين شيوه مي‌توانيد آن را از طريق شيرپوينت تحت وب براحتي ويرايش كنيد. اين ويرايش را هم مي‌توانيد در نماي استاندارد و هم در نماي صفحه اطلاعات (datasheet) انجام دهيد.از درون شيرپوينت و از منوي فعاليت‌هاي سايت (Site Actions) قسمت «گزينه‌هاي بيشتر» (More Options) را انتخاب كنيد سپس از بخش فهرست، روي «وارد‌كردن صفحه گسترده» (Import Spreadsheet) كليك كرده و دكمه ايجاد را فشار دهيد.در اين قسمت يك نام جديد براي فهرست و همچنين درصورت نياز يك توضيح ساده براي صفحه گسترده تايپ كرده و به‌وسيله كليك‌كردن روي دكمه «جستجو» (Browse) محلي را كه فايل در سيستم شما ذخيره شده است، پيدا كنيد و سپس دكمه Import را فشار دهيد. اكسل در پس‌زمينه فايل را باز كرده و فهرست ورود فايل‌ها به سرويس‌هاي شيرپوينت ويندوز نمايان مي‌شود. در اين بخش مي‌توانيد گستره فهرست خود را انتخاب و سپس روي دكمه Import كه در آن باكس قرار دارد كليك كنيد.شما به پنجره شيرپوينت بازگردانده مي‌شويد و مي‌توانيد فهرست‌تان را ببينيد كه مستقيما به پايگاه داده شيرپوينت آورده شده است. مي‌توانيد نمايه آن را تنظيم كرده و ترتيب ستون‌ها، نام‌هاي آنها و ديگر موارد را ازطريق تب فهرست كه در گروه ابزار فهرست قرار دارد، تغيير دهيد. كافي است روي «تنظيمات فهرست» كه در انتهاي سمت راست پنجره قرار دارد، كليك كنيد.

با اين كار، تيم شما يك تقويم مرجع در اختيار خواهد داشت. اين تقويم اصلي حاوي اطلاعاتي است كه از تمام تقويم‌هايي كه در سطوح مختلف شيرپوينت قرار داشته‌ جمع‌آوري شده است. شما مي‌توانيد اين ادغام را براي ده تقويم مختلف انجام دهيد كه در تقويم مرجع، هركدام با يك رنگ مختلف نمايش داده مي‌شود.در صفحه اصلي شيرپوينت، جايي كه مي‌خواهيد تقويم مرجع قرار داده شود، از منوي «فعاليت‌هاي سايت»، يك فهرست تقويم جديد ايجاد كنيد. البته مي‌توانيد از تقويمي كه قبلا در سطح مورد نظر شما ايجاد شده است، بهره ببريد. در تب تقويم روي «ادغام تقويم‌ها» (Calendars Overlay) سپس روي لينك «تقويم جديد» كليك كرده تا يك تقويم جديد را براي ادغام اضافه كنيد.اين قسمت كمي سخت‌تر خواهد بود. شما بايد به شيرپوينت اطلاعاتي را درباره تقويمي كه اضافه كرده‌ايد بدهيد؛ اطلاعاتي نظير نام و يك شرح مختصر از آن. همچنين بايد آدرس سايتي را كه تقويم در آن قرار دارد نيز داشته باشيد. اين آدرس بايد مربوط به خود سايت باشد، نه لينك مستقيم به تقويم مورد نظر. بعد از وارد‌كردن آدرس وب و كليك روي دكمه Resolve، شيرپوينت از آن آدرس براي مراجعه به سايت و يافتن فهرست‌ها و نمايه‌هاي تقويم استفاده مي‌كند.اگر آن سايت، فهرست‌ يا نمايه‌هاي مختلفي از تقويم‌ها را در خود داشت، شيرپوينت از شما مي‌پرسد كدام‌يك را براي ادغام انتخاب مي‌كنيد؟ تنها كافي است قسمتي را كه كنار «همواره نشان بده» (Always Show) قرار دارد انتخاب كرده و بعد از انتخاب همه موارد مورد نظرتان دكمه تائيد را فشار دهيد. اين كار را براي تمام وب‌سايت‌هايي كه حاوي تقويم‌هاي مورد نظر شما براي ادغام است، به‌طور جداگانه انجام دهيد (حداكثر براي ده تقويم) سپس تائيد كنيد. خواهيد ديد تمام آن تقويم‌ها در يك تقويم مرجع و اصلي نمايش داده مي‌شود.